To-do-listaukset ovat monelle arkipäivää. Harvat kuitenkaan priorisoivat tehtäviään, jolloin tehokkuus kärsii. Eisenhowerin matriisi tarjoaa tähän ongelmaan ratkaisun.


Psst! Lataa tästä valmis pohja Eisenhowerin matriisille.


Mikä on Eisenhowerin matriisi?


Yhdysvaltain presidentti Dwight D. Eisenhowerin käyttämä ja hänen mukaansa nimetty Eisenhowerin matriisi tarjoaa visuaalisen työkalun tehtävien ja tavoitteiden priorisoinnille.

Matriisilla tarkoitetaan siis suorakulmaista riveihin ja sarakkeisiin jaettua taulukkoa. Eisenhowerin matriisi on toisin sanoen neliö, joka on jaettu kahdella viivalla neljään yhtä suureen osaan.

Tehtävät jaetaan tärkeyden sekä kiireellisyyden mukaan. Vaakasuuntainen X-akseli edustaa kiireellisyyttä; matriisin vasen puoli on kiireellisille tehtäville ja oikea puoli ei-niin-kiireellisille tehtäville. Pystysuuntainen Y-akseli edustaa tärkeyttä; matriisin alaosasta löytyvät vähiten tärkeät tehtävät, kun taas tärkeimmät löytyvät matriisin yläosasta.

Siinä missä pomodoro-tekniikka sopii ajanhallintaan lyhyellä aikavälillä, Eisenhowerin matriisi avustaa sinua pidemmän aikavälin suunnittelussa. Olet ehkä tottunut kirjoittelemaan to-do-listauksia ajankohtaisista tehtävistäsi, keskittymättä niinkään tehtävien priorisointiin. Priorisointi on kuitenkin yksi tehokkaan ajanhallinnan peruspilareista, joten pelkkä to-do-listaus ei välttämättä riitä. Ja juuri tämän vuoksi kannattaa kokeilla Eisenhowerin matriisia, jota kutsutaan myös ’priorisointimatriisiksi’.

Matriisin luominen


  • Nappaa eteesi A4-kokoinen (tai suurempi) paperi. Jaa paperi neljään osaan kahdella viivalla.
  • Kirjoita sarakkeille otsikot ”Kiireellinen” ja ”Ei kiireellinen”. Kirjoita riveille otsikot ”Tärkeä” ja ”Ei tärkeä”.
  • Jaa tehtäväsi näihin neljään laatikkoon perustuen niiden kiireellisyyteen ja tärkeyteen.
  1. Tärkeät, kiireelliset. Näihin sinun tulee panostaa ja saada ne valmiiksi ajallaan, mieluiten vaikka saman tien. Älä lykkää näitä tarpeettomasti tai kohta huomaat olevasi ylikuormittunut.
  2. Tärkeät, ei-kiireelliset. Suunnittele sopiva aika, jolloin tartut näihin – ei välttämättä tänään tai edes tällä viikolla, mutta kuitenkin riittävän pian, ettet unohda tehtävää tai lykkää sitä jatkuvasti tuonnemmaksi.
  3. Epäoleelliset, kiireelliset. Tällaisia asioita tulee vastaan päivittäin, ja niillä on valitettava taipumus kuormittaa ihmisiä ja lisätä stressiä akuutin luonteensa vuoksi. Delegoi jollekin muulle tehtävät, jotka eivät ole kannaltasi tärkeitä.
  4. Epäoleelliset, ei kiireelliset. Nämä tehtävät sinun kannattaa suoraan sivuuttaa. Ei ole järkevää käyttää aikaansa asioihin, joista ei ole sinulle juurikaan hyötyä.

Huomioita


Pyri sisällyttämään jokaiseen laatikkoon alle kahdeksan tehtävää tai tavoitetta kerralla. Kun tehtävien määrä lähestyy kahdeksaa, hoida ne alta pois ennen kuin lisäät uusia. Tarkoituksenahan ei ole vain kerätä ja priorisoida tehtäviäsi, vaan saada ne suoritettua mahdollisimman tehokkaasti.

Mitä priorisointiin tulee, älä anna muiden priorisoida tehtäviä puolestasi. Sinun tulee itse määritellä tehtävän tärkeys ja sen merkitsevyys omien tavoitteidesi kannalta.

Tuotteliaisuuden kannalta on myös ehdottoman tärkeää oppia asettamaan tehtäviä ”Ei kiireellistä, ei tärkeää” -kategoriaan, eli toisin sanoen sivuuttamaan tehtäviä. Nopein tapa saada tehtävä suoritettua on nimittäin jättää se tekemättä! Kyse ei ole laiskuudesta, vaan siitä, että osaat erottaa tehtävien joukosta myös ne, joista ei ole sinulle lainkaan hyötyä. Tällaisten tehtävien tekeminen vie turhaa aikaa – aikaa, joka voitaisiin käyttää myös kiireellisten ja tärkeiden tehtävien suorittamiseen.

Pyri luomaan rutiini matriisisi ympärille. Tee matriisin päivittämisestä esimerkiksi joka-aamuinen askareesi, joka valmistaa sinut päivään. Tai, voit luoda uuden matriisin esimerkiksi viikoittain taikka kun matriisissasi ei enää ole tilaa uusille tehtäville. Kokeilemalla löydät itsellesi oikean rytmin!