Eikö 24 tuntia päivässä tunnu riittävän? Tuoko uusi vuosi mukanaan aina vain uusia kiireitä? Oletko tehnyt uudenvuodenlupauksia, jotka pitäisi saada tehdyksi? Näillä ajanhallinnan vinkeillä saat aikataulusi riittämään eivätkä tehtävät veny aina hamaan tulevaisuuteen.

Välillä olisin todella kiitollinen, jos saisin hankittua muutaman lisätunnin vuorokauteen. Opiskelen kahdessa yliopistossa, teen töitä, olen mukana lukuisissa yhdistyksissä, istun jäsenenä erilaisissa hallinnollisissa toimielimissä ja yritän kaiken tämän päälle pitää huolta vielä harrastuksista, ystävistä ja omasta vapaa-ajasta. Monet tuttuni hämmästelevät ja kysyvät, miten tämän kaiken saa suoritettua samassa 24 tunnissa päivittäin? Vastaus on yksinkertainen: tehokkaalla ajanhallinnalla.

Vuosien varrella minun on ollut pakko miettiä kokonaan uusiksi omaa ajankäyttöäni, minkä seurauksena olen kehittänyt muutaman tehokkaaksi osoittautuneen ohjenuoran. Tärkeintä on seurata omaa ajankäyttöään ja oppia virheistään: harjoitus tekee mestarin myös siinä, miten saat oman aikasi riittämään.

Omassa ajanhallinnassani selviän kaiken kaaoksen keskellä noudattaen kuutta kultaista sääntöä:

  1. Priorisointi
  2. 60 %:n sääntö
  3. Aikaraot
  4. Lyhyen aikavälin tavoitteet
  5. Some- ja sähköpostikuri
  6. Välineet kuntoon

1. Priorisoi tehtävät, hylkää epäolennainen

Tehtävien priorisointi on kaiken a ja o. Usein toistetaan, että elämme valintojen maailmassa. Mutta ymmärrätkö todella, mitä se kohdallasi tarkoittaa? Et voi yksinkertaisesti sitoutua kaikkeen tai olla mukana joka paikassa. Haasteena on käyttää aikasi siten, että hyödyt siitä itse mahdollisimman paljon.

Apuna priorisoinnissa voi käyttää ns. Eisenhowerin matriisia, joka on saanut nimensä entisen Yhdysvaltain presidentin priorisointimenetelmästä, jossa jaetaan tehtävät tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan neljään ryhmään:

  1. Tärkeät, kiireelliset. Näihin sinun tulee panostaa ja saada ne valmiiksi ajallaan, mieluiten vaikka saman tien. Älä lykkää näitä tarpeettomasti tai kohta huomaat olevasi ylikuormittunut.
  2. Tärkeät, ei-kiireelliset. Suunnittele sopiva aika, jolloin tartut näihin – ei välttämättä tänään tai edes tällä viikolla, mutta kuitenkin riittävän pian, ettet unohda tehtävää tai lykkää sitä jatkuvasti tuonnemmaksi.
  3. Epäoleelliset, kiireelliset. Tällaisia asioita tulee vastaan päivittäin, ja niillä on valitettava taipumus kuormittaa ihmisiä ja lisätä stressiä akuutin luonteensa vuoksi. Delegoi jollekin muulle tehtävät, jotka eivät ole kannaltasi tärkeitä.
  4. Epäoleelliset, ei kiireelliset. Nämä tehtävät sinun kannattaa suoraan sivuuttaa. Ei ole järkevää käyttää aikaansa asioihin, joista ei ole sinulle juurikaan hyötyä.

Vaikka matriisi onkin vain apuväline, mikään ei estä esimerkiksi tulostaa sitä isoksi pohjaksi ja kiinnittää pieniä lappuja neulalla sopivaan ruutuun tehtävien lajittelemiseksi. Tärkeintä on havainnoida itselleen tärkeät tehtävät a ja b sekä osattava kieltäytyä luokista c ja d.

2. 60 prosentin sääntö

Tuntuuko joskus siltä, että täytät päiväsi äärimmilleen ohjelmaa, etkä loppujen lopuksi saa senkään vertaa tehdyksi? Oma ajankäytön kultainen sääntöni on yksinkertainen: täytä jostain ajanjaksosta aina korkeintaan 60 %. Ihmisillä on taipumus aliarvioida aika, joka kuluu päivittäin matkoihin, taukoihin, siirtymiin ja äkillisiin keskeytyksiin. Kun et ahda kalenteriasi viikkoja etukäteen ääriään myöten täyteen, riittää aikasi, vaikka ilmaantuisikin yllättäviä asioita – usko pois, niitä aina ilmaantuu. Mikäli tyhjää tilaa jää, siirry kohtaan 3.

3. Hyödynnä raot kalenterissa

Monet projektit voi pilkkoa pienempiin palasiin, joita voi tehdä toisistaan irrallaan. Päivän aikana esimerkiksi ruokataukojen ja hyppytuntien yhteydessä voi ilmaantua lyhyitä aukkoja päivän ohjelmaan. Pidä näitä hetkiä varten aina ylhäällä muistiinpanoissa listaa sellaisista pienistä tehtävistä, joihin kuluu noin 5-15 min: sähköpostien lukeminen ja niihin vastaaminen, yksinkertaiset tiedonhakutehtävät jne. Huomaat saavasi monet rasittavat pikkutehtävät suoritettua kuin itsesään eikä aika kulu pelkästään Facebookin selailuun.

4. Aseta tavoitteita – ja pidä niistä kiinni

Erilaiset tehtävä- tai to do -listat ovat monelle tuttuja. Tehtävien määrittelyssä on kuitenkin syytä olla realistinen ja asettaa tavoitteet lyhyelle aikavälille. Jos deadline on kuukauden päästä, on sitä helppo lykätä ensimmäiset kolme viikkoa. Liian ison palan haukkaaminen vie myös helposti motivaation, kun onnistumisen ja valmistumisen kokemuksista saa harvemmin tyydytystä.

Aseta siis tavoitteet korkeintaan viikon päähän, niin käyt niihin suuremmalla varmuudella käsiksi. Kätevä paikka tehtävälistalle on joko erillinen pieni muistivihko tai kalenterin viikkonäkymän reunus: näet koko ajan tärkeimmät tehtävät ja pystyt päivittämään listaa reaaliajassa. Itse käytän joka sunnuntai puolisen tuntia seuraavan viikon suunnitteluun ja laadin samalla tehtävälistan, jota päivitän viikon mittaan. Muista: tehtävän lykkääminen ei poista sitä tehtävälistalta vaan siirtää ainoastaan vahinkoa eteenpäin!

5. Hallitse tietokoneesi ja puhelimesi – älä anna niiden hallita sinua

Yrität keskittyä esseen kirjoittamiseen tai tiedonhakuun, kun yhtäkkiä saat ilmoituksen uudesta viestistä. Vilkaiset sen nopeasti, ja pian huomaat vartin kuluneen hukkaan ja ajatuksesi katkenneen…

Sähköposti, sosiaalinen media ja tietotekniikka ovat tehokkaita apuvälineitä, kunhan hallitset ja kontrolloit niiden käytön. Suuri ongelma tietotekniikassa on sen koukuttavuus: tarjoamalla jatkuvia ilmoituksia laite- ja sovellusvalmistajat saavat käyttäjät riippuvaisiksi puhelimen ja tietokoneen jatkuvasta selaamisesta. 2000-luvulla vasteajat ovat myös pudonneet dramaattisesti, jolloin osa kokee, että viesteihin on vastattava reaaliajassa – tunninkin viive tuntuu ikuisuudelta. Mitä ärhäkämmin vastaa itse, sitä vaativammaksi toisetkin tulevat omasta reagointiajastasi. Pahimmillaan tämä addiktio johtaa siihen, että tarkistaa puhelintaan joka hetki vain siltä varalta, josko olisi saanut uuden ilmoituksen.

Niin vaikealta kuin se aluksi saattaakin tuntua, minimoi laitteiden aiheuttamat häiriöt. Kytke ilmoitukset pois ja jätä puhelimen selailu tauoille. Kun työskentelet tietokoneella, älä pidä sähköpostia tai sosiaalista mediaa avoinna taustalla, vaan sulje ao. ohjelmat kokonaan. Määritä päivästä sopiva hetki, jolloin tarkistat sähköpostisi. Kukaan ei lähetä sähköpostitse asiaa, joka olisi saatava hoidettua välittömästi. Niinpä sinunkin postisi voivat odottaa sinulle sopivaa hetkeä, ennen kuin sinun tarvitsee reagoida niihin. Opettele myös hoitamaan asia kerralla kuntoon: jos viesti on lyhyt, vastaa siihen saman tien äläkä kasaa sitä tehtävälistaan. Poista tarpeettomat viestit täyttämästä postilaatikkoasi ja irtisano turhat uutiskirjetilaukset.

6. Tehokas kalenteri on kaiken perusta

Etsi sinulle sopiva ja tehokas kalenterimenetelmä sekä muistiinpanoformaatti ja pitäydy siinä – kaikkein haitallisinta on asioiden hajauttaminen lukuisille eri alustoille. Toiset käyttävät mobiilikalenteria, kun taas toiset turvautuvat perinteiseen paperikalenteriin. Panosta kalenterissa erityisesti laatuun ja käytettävyyteen: investointi kunnolliseen järjestelmään maksaa itsensä nopeasti takaisin.

Vaikka yritysmaailma pyöriikin Outlook-kalenterikutsuilla ja kalenterit synkronoituvat automaattisesti puhelimen ja tietokoneen välillä, paperikalenterit pitävät ajanhallinnassa pintansa. Jos et ole koskaan käyttänyt paperikalenteria, kannattaa kokeilla: yksinkertaisuudessaan ja tehokkuudessaan ylivoimainen käyttöliittymä auttaa sinua keskittymään olennaiseen ja suunnittelemaan ajankäyttösi etukäteen. Käytä tarvittaessa eri värejä, välilehtiä, ympyröintejä – mitä vain, mikä auttaa juuri sinua keskittymään olennaiseen. Kun kalenteri kulkee aina mukana, ehtii omat menonsakin järjestämään sopiviin aikoihin eikä tuplabuukkauksia synny.

Miksi käyttäisin paperikalenteria vielä 2000-luvulla?

✔ Helppo ja nopea täydentää ja tehdä erilaisia merkintöjä, piirroksia tms.

✔ Selkeä ja visuaalinen (etenkin jos viikko yhdellä näkymällä)

✔ Pienet muistiinpanot ja tehtävälistat samassa paketissa

✔ Ei häiritse keskittymistä, ei rasita silmiä, ei vaadi akkua, äänetön

✔ Monia tehokkaita apukeinoja: viikko- ja kuukausisuunnitelmat, vuositaulukko, yhteystieto- ja linkkilistat

✔ Muistiinpanot ja tapaamiset säilyvät varmassa tallessa paperimuodossa

✔ Taskukoon kalenterit kulkevat helposti mukana, suuremmatkin aina laukussa

✔ Nahkaiset kalenterinkannet tuovat jokapäiväiseen työkaluun tyyliä ja ripauksen luksusta